― 探す時間を減らす、実務者のための相棒づくり ―
「標準登録様式って分厚くて、目当ての項目を探すだけで一苦労……」
がん登録の実務では、カルテ記事を読んで、症例ごとに登録ルールで確認して登録していきます。
私は10年前から、標準登録様式と運用マニュアルを1冊の小冊子にまとめて使っています。軽くてページをめくりやすく、必要な項目にすぐたどり着けるため、調べる時間が大きく減りました。
この記事では、特別な製本機を使わず、身近な道具だけで作れる連結小冊子の作り方 を紹介します。
この記事で作るもの
- 標準登録様式 → 分冊でまとめてから小冊子に
- 院内がん登録運用マニュアル → 巻末に連結
- 本のように開く統合資料
作業時間：30〜60分程度
なぜ1冊にするのか
登録の判断は、正確に行わなければなりません。資料を確認する必要があります。
すると、実務をしていると、
- 部位別テキストと標準登録様式を行き来する
- デスクが資料で埋まる
- A4ファイルが重く開く際にパソコンのキーボードと重なる
こうした小さな停止が、判断のリズムを崩します。私は、それが嫌で小冊子にまとめています。A5の資料1冊にまとめるとスムーズに根拠を見つけられます。
試験対策というより、日々の登録を安定させるための準備です。
準備するもの
- がん診療連携拠点病院等院内がん登録標準登録様式 2016年版（PDF）
https://ganjoho.jp/med_pro/cancer_control/can_reg/hospital/pdf/2016manual.pdf - 院内がん登録運用マニュアル（PDF)
- ホチキス
- ホチキスの芯
- 水性ペン
- 安全ピン（今回はネームプレートで応用）
- ニチバン製本テープ（幅広）
小冊子印刷の設定（重要）
ホチキスで7枚ずつまとめるので、28ページずつ印刷していきます。
Adobe Acrobat Reader → 印刷 → 「小冊子」
設定
- 用紙：A4
- 両面印刷：短辺とじ
- 向き：自動
- 拡大縮小：なし
- 印刷ページ：28ページずつ*
※ 必ずPDFを一度ダウンロードしてから印刷
手順① 標準登録様式を「7枚ずつ」に分ける
全てのページを一括印刷してしまうと、分厚すぎて開きにくくなります。
28ページずつ印刷して、1ブロック7枚の厚みにします。今回は6ブロック構成です。
「28ページずつ」の区切り
28ページずつに区切ると、ページ範囲はこうなります：
- 1–28（28枚）
- 29–56（28枚）
- 57–84（28枚）
- 85–112（28枚）
- 113–140（28枚）
- 141–143（3枚：残り）
28ページずつ印刷すると最後に3ページ（１枚）が残ります。最後（5回目）は、 113–143でまとめて８枚を印刷してもいいかもしれませんが、私は7枚ずつに分けています。
束の厚さをそろえることで、折り目がきれいに合いやすくなるためです。厚い束ほど、内側のページが前に飛び出す“はらみ”が出やすくなります。
なぜ7枚？
私は7枚ずつにしています。6枚のほうが穴は開けやすいのですが、分冊数が増えてホチキス作業が1回増えます。ひと手間でも減らしたくて７枚ずつにしています。
どちらが良いかは、実際に使ってみるのが一番です。紙の厚さ安全ピンの強さによって変わるため、迷ったらまず7枚で作ってみてください。針が通りにくい場合は、6枚にしてみてください。
手順② 各ブロックを背通しホチキス
芯にペンを塗る
ホチキス芯を通す穴の場所を決めます。それには、ホチキス芯のかたまりでマーカーをつけます。そうすることで、完全一致の穴をつくれます。
ホチキスの針の並びに水性ペンで色をつけます。そのまま冊子の背に軽く押し当てると、穴を開ける位置の目印が付きます。
まとめてマーカーすることで、同じ高さに穴を開けられてきれいに仕上がります。
位置を確認して穴を開ける
印をつけた位置に、安全ピン（または画びょう）で穴をあけます。
※今回は、ネームプレートの安全ピンを使っています。
ホチキス留め
ホチキスの芯をコの字に出す
※指にホチキスを打たないように、必ず手順を読んでから行ってください。
ホチキスが閉じないように、真ん中あたりにペンをはさんで固定します。そのままホチキスを押すと、芯が1本ずつ「コの字」の形で出てきます。
穴にホチキスの芯を通す
先ほどあけた穴に、外側の背の方から、先ほど出した”コの字型のホチキス芯”を通します。
内側で折り込む
内側から見ると飛び出しています。外側から通したホチキスの芯を、内側で下側 → 上側 の順に折り込みます。
指先で横から軽く押すだけで、ちゃんと曲がります。
※指をケガしないように気を付けてください。
ホチキスの芯が、折り目にピッタリに仕上がりました。
分冊の完成｜「標準登録様式の小冊子」がブロックごとになりました
手順③ 製本テープで連結
6冊を順番に並べ、背を揃えて製本テープでつなげていきます。
まずは、製本テープを小冊子の高さに合わせて切ります。
紙のマスキングテープでも作ったことがあります。何重にも貼り足せばできますが、製本テープの方がしっかり強い本になります。
コツ
背の部分をしっかりくっつけて製本テープでつなげます。
→ 全ページが平らに開く
ここで「1冊の動き」になります。
手順④ 運用マニュアルを巻末に追加
運用マニュアルを小冊子にして、最後尾へ連結します。
完成
標準登録様式＋運用マニュアル
常に同時に開ける統合資料になります。
使ってみて変わったこと
判断が止まらない
ページ位置を覚える
確認が習慣になる
知識量は変わらないのに登録の安定感が上がります。
まとめ
がん登録は、覚える仕事ではなく「整える仕事」です。
資料を小冊子にするだけで確認の動きが滑らかになります。
まずは日常業務のストレスを減らす道具として作ってみてください。
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